Cómo poner un Calendario de Reservas o Citas en tu WordPress ¡Empieza YA a agendar nuevos clientes! [Tutorial Booking Calendar]

En este post vamos a ver de forma 100% práctica y detallada cómo poner un sistema de reservas o citas en tu web de WordPress mediante calendario, con un sencillo plugin.

Como siempre explicado de forma paso a paso, así que es imposible que te pierdas.

En cuestión de minutos lo vas a tener instalado en tu web y funcionando al 100%.

Con un calendario de reservas o citas puedes dejar que los visitantes de tu web comprueben tu disponibilidad y realizar reservas para días u horas concretas, de una forma sencilla y práctica.

Eliminando así la pérdida de tiempo y la ineficiencia de estar concertando la cita o reserva a través de innumerables e-mails y/o llamadas.

Lo mejor es que puedes dejar esto listo e instalado en tu sitio web de WordPress en cuestión de unos pocos minutos…¡créeme!

Contenidos del VideoTutorial (y el minuto donde aparece)

• ¿Para qué un calendario de citas o reservas en WordPress? || Minuto [00:52] 
• Ejemplos de usos del sistema de reservas o citas || Minuto [01:12]
• El Plugin que vamos a usar [Booking Calendar] || Minuto [03:08]
• ¿Incluye Pagos en Línea? || Minuto [03:17]
• Instalación del Plugin Booking Calendar || Minuto [04:18]
• Vistazo a los elementos principales del Plugin || Minuto [04:44] 
• Configuración del Plugin || Minuto [08:26] 
• Configurar Bloques de Tiempo Inferiores a Un Día para Reservas o Citas || Minuto [12:41]
• Configurar los Correos que Reciben tanto el Cliente como al Administrador del Sitio Web || Minuto [16:40]
• Cómo Gestionar Las Reservas || Minuto [23:28]
• Mostrar el Calendario y Formulario en Tu Web (Mediante Widget) || Minuto [25:03]
• Mostrar el Calendario y Formulario en Tu Web (En una Página Enlazada desde Menú) con Editor Gutenberg || Minuto [27:29]
• Mostrar el Calendario y Formulario en Tu Web desde Botón «Llamado a la Acción» || Minuto [31:18]
• Mostrar el Calendario y Formulario en Tu Web con Editor Clásico de WordPress || Minuto [32:18]
• Ejemplo Práctico del Proceso de Reserva || Minuto [33:10]
• Invitación al Curso de WordPress Completo Paso a Paso || Minuto [36:13]

Cuando el cliente realiza la reserva o cita a través de tu web, tanto a ti como a él les llega un e-mail inmediatamente. A él para avisarle de que su petición ha sido realizada con éxito y que está pendiente de aprobación.

A ti, como administrador, para avisarte de que tienes una nueva reserva o cita, y que debes aprobarla (o cambiarla, eliminarla, etc).

Al aprobarla, le vuelve a llegar un e-mail a tu cliente (automáticamente) avisándole de que la cita o reserva ha sido aprobada.

¡Así de sencillo!

Para implementar el calendario de reservas o citas en WordPress vamos a usar un plugin muy sencillo, muy flexible y… ¡gratis!

Plugin Booking Calendar para WordPress

¿Para qué casos sirve este plugin?

El plugin Booking Calendar es perfecto para cualquier negocio que quiere implementar un sistema de reservas, ya sea para reservar algún alojamiento o vehículo, como para pedir cita o reserva para algún servicio.

Aquí te dejo algunos ejemplos concretos:

• Reserva de alojamientos (hostales, cabañas, habitación de hotel, casas rurales, apartamentos, habitaciones, etc).
• Alquiler de equipos o vehículos (coches, autocaravanas, motos, bicicletas, ordenadores, equipos de sonido, equipos técnicos, pistas deportivas, canchas de tenis, piscinas, saunas, etc.).
• Citas para servicios profesionales (abogados, psicólogos, fotógrafos, salones de belleza, spas, terapeutas, masajes, etc).
• Programar sesiones (coaching, asesoría online, etc).
• Programar eventos (conferencias, cursos, eventos fitness, clases yoga, gym).
• Citas de pacientes (médicos, dentistas, clínicas, …).
• Cualquier otro servicio que requiera reservar días específicos o sesiones por horas/minutos.

Principales características del Plugin Booking Calendar

• Diseño Responsive (es decir, que se adapta y se ve perfectamente en cualquier dispositivo)
• Ilimitados calendarios diferentes, para diferentes recursos, propiedades o servicios (solo en la versión premium)
• Formulario personalizable
• Plantillas de e-mails personalizables (para las diferentes notificaciones automáticas)
• Posibilidad de ver dinámicamente la disponibilidad
• Editar reservas o citas existentes
• Soporte multi-idioma (100% compatible con el plugin multi-idioma WPML)

¿El Plugin Booking Calendar sirve para aceptar también los pagos en línea?

La respuesta es sí, pero solo en su versión premium (la de pago). Tal vez si ese es el uso que le quieras dar existan otros plugins más avanzados para esto, como vCita, que ya hablaremos en su momento.

Pero en este tutorial quiero ir a lo sencillo y simple, así que no voy a entrar en opciones que sean de pago, es decir que voy a explicar el caso en el que el pago del servicio no se hace automáticamente en el momento de la reserva.

Aunque, por supuesto, tú puedes crear por ejemplo un botón de Paypal en tu web, y remitir al cliente en uno de los e-mails automáticos con un enlace para que vaya directo a la página donde está el botón de pago. Y esperar a que el cliente realice el pago antes de aprobar la cita o reserva.

Lo anterior es un ejemplo que se me ocurre si quieres recibir pagos automáticos en línea sin adquirir la versión premium de este plugin o un plugin más avanzado.

Si el precio del servicio no es fijo, sino que depende de varios factores y por tanto no puedes darle un precio único a través de un botón Paypal, siempre puedes enviarle un botón personalizado a tu cliente con la cantidad ya calculada.

Pero bueno, esto ya son detalles de configuración de Paypal, que se escapan del alcance de este tutorial, aunque me gustaría abordarlo en futuros artículos o videos, si ese es tu interés (dejame un mensaje abajo si quieres que explique el tema de insertar y configurar botones de Paypal en tu sitio web).

Sin más, vamos ya a la parte práctica.

¿Cómo pongo el calendario de reservas o citas en mi web WordPress?

Vamos a seguir los siguientes pagos generales:

1. Instalar el plugin
2. Configurar el plugin para tus necesidades concretas
3. Crear el formulario con los campos de datos que le vas a pedir a tu cliente para reservar
4.  Personalizar los emails que recibes tú y tu cliente durante el proceso automático de reserva
5. Cómo y dónde insertar el calendario en tu web

Comencemos…

Dentro del área de administración de nuestro WordPress, nos vamos a Plugins -> Añadir uno nuevo.

En la barra del buscador teclea “Booking calendar”, y cuando te aparezca el plugin, dale a Instalar Ahora, y seguidamente a Activar.

Aparecerán dos nuevas opciones de menú en tu Escritorio.

Hacemos clic en Reservas -> Reservas

Aparece una pantalla, que por defecto, veremos las reservas (o citas) que tengas programadas en este momento, en formato calendario. Como puedes ver en la imagen, dispones de 2 modos de visualización de dichas citas o reservas.

Una es el calendario y la otra es la lista de reservas, donde puedes verlas una tras otra ordenadas por el criterio que prefieras, por ejemplo por el orden en que se realizaron, o bien por orden de proximidad en el tiempo mostrando primero las que van a tener lugar antes.

Hay muchas otras opciones dentro de cada una de ellas para mostrarte los datos de la forma que más cómodo te resulte, por no voy a profundizar tanto en esto porque tú mismo puedes jugar con las opciones.

La siguiente opción en el menú del plugin es “Añadir Reserva”. Esta opción sirve por si quieres tú mismo añadir manualmente una reserva. Aunque obviamente no buscamos en general eso, sino que el mismo cliente acceda a tu web y desde allí realice su reserva. Y tú simplemente la apruebas o la modificas si fuera necesario.

En todo caso, esa opción te permite hacerla tú mismo, por si por ejemplo la cita o reserva tuvo lugar por teléfono o in situ con el cliente en tus oficinas. De esta forma las tienes todas en un mismo sitio, y quedan reservados esos días u horas, para que futuros clientes no puedan reservarlas.

Ahora veamos la opción “Ajustes”. En esa pantalla, vemos que hay varias pestañas en la parte superior (ver imagen), de las cuales he destacado las más importantes: General, Formulario, Correo.

A grandes rasgos:

• General: Aquí vas a hacer las configuraciones básicas generales. Por ejemplo qué días de la semana son “reservables”, o qué mensaje debe mostrarle al usuario/cliente cuando realice la reserva para informarle de que se ha realizado con éxito.
• Formulario: Aquí es donde vas a definir qué datos le vas a pedir al cliente para que pueda hacer la reserva/cita. También aquí es donde vas a decidir qué es lo que el cliente puede reservar (un día completo, varios días, o una hora concreta de un día, etc). Porque no es lo mismo reservar cita para una consulta con un abogado, que reservar varios días en un alojamiento turístico. Cada reserva tiene sus características y hay que tener esto en cuenta a la hora de pedirle los datos de la reserva a tu cliente.
• Correos: En esta pestaña es donde defines qué dirá el correo que recibirás cuando un cliente haga una reserva y qué recibirá él. También tendrás otras opciones como decidir si avisar o no al cliente por correo automáticamente cuando apruebes o rechaces una cita o reserva.

Veamos estas opciones en más detalle una a una.

Pestaña General

Aquí vas a encontrar los ajustes más generales.

Entre ellos, para mi los más importantes:

• Primer día de la semana. Aquí te aconsejo cambiarlo a Lunes, porque por defecto viene en formato estadounidense (con el domingo como primer día de la semana).
• Tipo de selección de días en el calendario. Aquí debes elegir si lo que vas a ofrecer se puede reservar por más de un día o no. Ejemplo: un alojamiento debería poner varios días. Una consulta de un psicólogo debería poner un día (porque las citas duran menos de un día, ya que son por hora).
• Disponibilidad. Aquí debes marcar qué días de la semana no son elegibles, si es que hay algunos que no son elegibles. Por ejemplo un despacho de abogados por lo general va a marcar el sábado y domingo como no disponible para que nadie haga reservas esos días.
• Mensaje de Gracias. Aquí puedes personalizar el mensaje que recibe en pantalla (en tu web) el cliente justo al momento de terminar de hacer la reserva. El cual se muestra en pantalla el número de milisegundos que indiques en el campo de abajo “Duración del mensaje”. Ejemplo 7000 son 7 segundos.
• Las demás opciones son una serie de preferencias en las que no voy a entrar porque creo que son suficientemente auto-explicativas.

 

Pestaña Formulario

Aquí se hacen los ajustes para configurar el formulario de reserva que va a rellenar el cliente, así que debes tener en cuenta qué datos necesitas de él/ella para hacer la reserva.

Por defecto te aparecen una serie de campos en inglés, que si quieres usarlos deberás poner su traducción al español para que el cliente sepa lo que se le pide.

Estos además se pueden mover para ponerlos en el orden que prefieras, se pueden marcar o no como obligatorios, se pueden eliminar y se pueden añadir otros nuevos.

Lo que me parece más importante en esta pestaña es que si deseas que el cliente pueda reservar por horas sueltas (y no por días completos, debes crear un campo adicional del tipo “Bloque de tiempo”. Abajo te muestro una captura con lo aparece cuando creas un campo bloque de tiempo.

Ahí debes indicar qué horas del día son elegibles, y qué cantidad de tiempo se puede elegir. Por ejemplo: si las citas en una consulta de psicólogo son de 1 hora, y el horario es de 9am a 2pm y de 4pm a 8pm, hay que indicarle que los bloques de tiempo son de 1 hora, y a continuación elegir las franjas de horario que hay disponibles (de 9am a 10am, de 10am a 11 am, etc).

 

Pestaña Correos

Aquí es donde vas a elegir qué comunicaciones automáticas quieres tener con el cliente desde el momento en que éste realice la reserva.

Por lo general, y para no saturar la comunicación automática (emails automáticos) yo te recomiendo dejar activos solamente los siguientes emails:

• El email que recibes tú como administrador para avisarte cuando el cliente realiza la reserva.
• El que recibe el cliente justo al hacer la reserva, donde se le dice que la reserva se ha hecho con éxito y está pendiente de aprobación/confirmación.
• El email que recibe el cliente para informarle de que la cita/reserva está confirmada.

El plugin también permite avisar automáticamente si decides cancelar o eliminar la reserva. Pero eso lo dejo a tu criterio.

Dentro de la pestaña correos, verás cada uno de los diferentes emails que puedes configurar. Si alguno no lo quieres usar debes des-marcarlo en la casilla Activo, para que deje de estar activo.

 

¿Cómo aprobar o eliminar una reserva?

El último paso importante que debo explicarte es que una vez recibes la solicitud del cliente, debes aprobarla si la fecha/hora te viene bien. En general así debería ser, porque para eso ya hemos configurados qué días son elegibles y en qué horarios. Pero si algo ocurriera y ese día/hora no puede ser, no aprobarías la reserva y te pondrías en contacto con él para sugerirle otro día/hora o para darle alguna explicación.

Y, por otro lado, si todo va bien con la fecha elegida, tendrías que marcar la reserva como aprobada, así el cilente recibe automáticamente un email de confirmación.

Debes ir al menú Reservas -> Reservas.

Como te expliqué anteriormente, esa pantalla permite visualizarse de dos maneras: como calendario o como listado de reservas. En cualquiera de las dos puedes hacerlo.

Si lo haces desde la vista “Calendario” solo tienes que hacer clic en el nombre del cliente y te aparecerá una ventana emergente donde puedes borrar la reserva o aprobarla.

Quizá aún más fácil es hacerlo desde la vista “Listado”. Ahí en el listado de reservas solo tienes que buscar la que quieres eliminar o aprobar, seleccionarla, y después darle al botón de aprobar o al de borrar. Así de fácil.

¿Cómo insertar en tu web el calendario de reservas y el formulario  que has creado?

Ya lo que resta es mostrar el calendario (con su formulario) dentro de tu web para que el cliente lo encuentre y acceda a él.

El plugin permite insertarlo tanto dentro de un widget, como dentro de una página o post.

Insertarlo dentro de un widget es tan fácil como seleccionar el widget «Booking Calendar» y arrastrarlo hasta el área (widget area) donde quieras que se muestre.

Sin embargo, no te recomiendo tanto esta opción porque creo que no se ve muy práctico ni estético dentro de un widget, ya que ocupa demasiado espacio.

La otra forma, y la que me parece más adecuada es mostrarlo dentro de una página nueva de tu sitio web, una que esté dedicada exclusivamente a hacer la reserva y que puedes enlazar por ejemplo desde un elemento del menú superior (uno que se llame «hacer reserva» o «pedir cita») y/o desde un botón de acción dentro de tu página de inicio.

Es muy sencillo.

Insertar Calendario de Reservas si usas el Editor Clásico de WordPress

Insertar Calendario de Reservas si usas el editor de bloques Gutterberg

En el videotutorial (arriba) que acompaña este artículo tienes también un ejemplo práctico paso a paso donde simulo un caso real.

Esto es todo por hoy. Espero que te haya servido el tutorial.

Ahora ya dispones de un maravilloso sistema de reservas o citas dentro de tu web WordPress y sabes cómo gestionarlo perfectamente.

Si te ha ayudado, compártelo y me ayudas a que llegue a más personas.

Como siempre déjame tu comentario para saber si te ha servido, y si tienes cualquier duda también puedes dejarme tu comentario y estaré encantado de ayudar.

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